Dårlige møter koster bedriftene milliarder

Dårlige møter koster bedriftene milliarder

Av Børge Sved, 14. mars 2015

Professor Erik Lerdahl er sjokkert over hvor ineffektiv møtekulturen i norske bedrifter er, og mener de taper milliarder på dårlige møter.

– Jeg har vært på møter som gjorde meg så utslitt at jeg måtte legge meg nedpå etterpå. Dårlige møter ødelegger de ansattes motivasjon, senker produktiviteten og dreper kreativiteten.
Det sier professor i kreativitet, Erik Lerdahl. Han har en doktorgrad i kreativ samhandling fra NTNU, og jobber nå som professor ved Norges kreative høyskole. Denne uken lanserte han en bok som tar et oppgjør med norsk møtekultur.
– Kaster bort milliarder
Under arbeidet med boka har han arbeidet med en rekke store bedrifter i Norge. I tillegg har han benyttet seg både av norske og amerikanske undersøkelser for å kartlegge effekten møtekulturen har på arbeidshverdagen.
– Det viser seg at nær halvparten av møtetiden oppfattes som bortkastet. Når man inkluderer reisetid og opphold, kan en arbeidstaker bruke opp mot 50 prosent av tiden sin i møter, mens toppledere kan bruker så mye som 70-80 prosent av tiden.
Det kastes sannsynligvis bort et tosifret antall milliarder kroner hvert år i Norge på dårlige møter, sier Lerdahl.

Får konsekvenser

Vanlige problemer er ifølge professoren at møtene blir for dårlig forberedt, at man ikke har noe klart mål om hva man skal oppnå i møtene, og at det man blir enige om ikke følges godt nok opp etterpå.
– Et møte handler om samhandling. Men det er usagte spilleregler som hindrer god samhandling. Det kan være bruk av mobiltelefon, at det er greit å komme fem minutter for sent, at man kan komme uforberedt, at man kan spore av saken og være uengasjert, at det er greit med uklare beslutninger og at samtale og diskusjon er eneste metode i bruk, sier Lerdahl. Han mener det også er feil å gå fra ett møte, direkte inn til et annet.
– Da går man med hodet fylt inn i neste møte og ødelegger refleksjonen. Lar man en slik møtekultur utvikle seg, kan det virke demotiverende for de ansatte. De kaster bort tid under møtet, presterer dårligere etter møtet og kan mistrives i jobben. Resultatet kan være at man ender opp med å baksnakke hverandre etter møtet, i stedet for å ta opp problemet under møtet, sier han.

Feil folk på møtet
Professoren har også fulgt med på møtedebatten i Adresseavisen. Det norske-gründer Erik Haugane uttalte blant annet til avisen at noe av det som demper produktiviteten i næringslivet,
er at «alle» ansatte skal være med på «alle» møtene.
– Dårlig møtekultur er et globalt problem. I mange andre land er et strengt hierarki i møtesalen ofte problemet, mens i Norge kan det være at for mange er med på møtene. Alle skal bli hørt og invitert. Noen ganger bør du komme innom møtet i noen minutter for å få med deg det som angår deg, i stedet for å sitte der hele møtet, sier Lerdahl.

Ønsker eget møtestudie
I boken har Lerdahl utviklet en rekke metoder for å skape en god møtekultur (se faktaboksen). Han kjenner ikke til noen utdanningsinstitusjoner som tar for seg møtekultur i dag og mener dette må til for å snu skipet.
– Dette er et stort samfunnsproblem. Vi må få egne kurs i høyere utdanning som går konkret på møtekultur. For å skape endring, må bedriftene også ha kursing. Da kan vi utløse et stort potensial, mener han.

Bedre møter

I boken «Slagkraftige møter» presenterer Erik Lerdahl fem prinsipper som skal gi bedre møter.
Planlegge: Tenk gjennom formålet med møtet, agenda, hvem som skal delta (og ikke delta), hvilke roller de skal ha, hvor møtet skal avholdes, tidsbruk, hva resultatene skal være og hvilke metoder som
skal brukes.
Involvere: Alle deltakere bør skrive litt selv. Det gjelder både for ideer, innspill og evaluering. Involvering handler også om å bruke små prosessøvelser, så deltakerne blir aktivert. Ta også i bruk kroppen og rommet. Ved å bruke veggen og henge opp det som produseres underveis, blir deltakerne aktivert.
Synliggjøre: Agendaen må opp på veggen så alle kan se den. Å levere agendaen på et eget ark fører lettere til avsporinger. Synliggjør også spilleregler, formål og resultater som kommer underveis.
Prosesslede: Anvend ulike metoder, avhengig av hva slags type møte det er. Informasjonsmøter trenger andre metoder enn problemløsningsmøter. Man må definere og få aksept for ønskede spilleregler for samhandling og følge dem opp underveis.
Følge opp: Et godt møte har en klar plan for videre arbeid. Hvem gjør hva og når? Hvem følger opp at planen følges opp? En god avslutning er også en god start. Etter møtet kan man ta en kjapp evaluering. Har vi kommet i mål? Hvordan fungerte møtet?

2019-05-23T08:38:41+00:00