Vi må snakke om mobilbruken i møter
Kronikk, Dagens Næringsliv, 23.11.2018
Erik Lerdahl
Mange irriterer seg over kollegers mobilbruk under møter – og ender likevel med nesen i mobilen selv. Hva gjør vi med det?
Bruk av mobil i møter er blitt et vanlig fenomen de siste årene. I en undersøkelse Sifo har gjort i oppdrag for Telenor i Sverige ønsker ni av ti å ha mobilfrie møter og åtte av ti irriterer seg over mobilbruken til kolleger. Samtidig sier omtrent like mange at de selv har brukt mobil i møter. I mange organisasjoner er bruk av mobil i møter ansett som en uønsket atferd som like fullt aksepteres i praksis. Det er blitt en del av møtekulturen på like linje med at laptoper står på bordene.
Hva er negative effekter av mobilbruk i møter? For det første blir du mindre tilstedeværende, en del av oppmerksomheten rettes mot mobilen fremfor samhandlingen. Manglende oppmerksomhet gjør det vanskeligere å få til god kunnskapsutveksling. Bare det faktum at mobilen ligger fremme på bordet, kan gi mindre tilstedeværelse. Noe av fokuset er da rettet mot mobilen. For det andre forstyrrer mobilbruken andre deltakere på møtet. Det går fort utover andre sin konsentrasjon. De blir lett irritert og distrahert og det påvirker igjen stemningen, flyten og fremdriften i møtet.
Bare det faktum at mobilen ligger fremme på bordet, kan gi mindre tilstedeværelse.
Ulike studier viser samtidig at nærmere halvparten av møtene vurderes som bortkastet. Mange ledere bruker også godt over av halvparten av tiden sin på møter, når reise er inkludert. Regnestykket blir overveldende. Dårlig møtekultur koster det norske samfunnet flere milliarder kroner hvert år. Dårlige møter gir nedsatt trivsel som igjen påvirker produktiviteten. I denne sammenhengen bidrar ikke uvettigbruk av mobil til en bedre møtekultur.
Hvorfor bruker så mange arbeidstakere mobil i møtene? For det første føler mange at de har en forpliktelse til å være konstant tilgjengelig, særlig ovenfor viktige relasjoner. For det andre er mobilbruk blitt en del av vår atferd og identitet. Det er blitt en vane å dra frem mobilen. Møtedeltakerne ser heller ikke konsekvensen av sin egen mobilbruk, særlig ikke hvordan det forringer andres tilstedeværelse. For det tredje er det mange deltakere som kjeder seg i møter, og bruker da heller tiden til å sjekke mail og gå på sosiale medier. De føler, med en viss rett, at det er en mer fornuftig bruk av tiden.
Mobilbruk er blitt en del av vår atferd og identitet. Det er blitt en vane å dra frem mobilen.
Hva kan vi så gjøre for å hindre uvettig mobilbruk i møter? Et viktig grep er å definere kjørereglerfor mobilbruk i organisasjonen: Hva er akseptabel og uakseptabel mobilbruk? Hvordan forholder vi oss til uakseptabel mobilbruk? Kjøreregler bør også drøftes for bruk av laptop. Når organisasjonen har felles kjøreregler må de påminnes ved oppstarten av møter. Da får møtelederen større mandat til å stoppe uønsket atferd. Noen ganger må en deltaker være tilgjengelig på mobilen fordi det kommer en veldig viktig samtale eller melding. Da kan denne deltakeren informere om det på forhånd og ta samtalen på gangen.
Et annet grep for å få ned mobilbruk i møtene er at møtelederen planlegger møtet godt. Mye mobilbruk kan nemlig være et tegn på dårlig planlegging og møteledelse. Det bør være et klart formål med alle sakene som tas opp, med et avklart tidsbruk. Møtelederen bør dessuten innkalle møtedeltakere som har noe reelt å gjøre i møtet. Hvis møtedeltakerne er tilstede på saker som ikke angår dem, er terskelen liten for at de fisker opp mobilen eller har blikket festet i laptopen. For noen møtedeltakere er det bare en sak som angår dem, og da bør de gjerne bare delta på den delen av møtet.
Hvis møtedeltakerne er tilstede på saker som ikke angår dem, er terskelen liten for at de fisker opp mobilen eller har blikket festet i laptopen.
Et tredje grep er knytte til selve møteledelsen. Ved aktiv involvering av deltakerne underveis, vil deltakerne bli mer engasjert. Det finnes en rekke involveringsmetoder som bidrar til at alle deltakerne blir mer aktive. Diskusjonen må også styres så den ikke sporer av og blir unyttig for flere. Presentasjoner under møtet bør være relevante og kortfattet. Hvis de blir lange og kjedelige, går hånden fort ned i lomma. Møtene må generelt ha retning, fremdrift og gi resultater, noe som gjør det mindre interessant å bruke mobilen.
Noen ganger kan det være nyttig å bruke mobil i møter hvis det har et klart formål.
All mobilbruk på møter er ikke negativ. Noen ganger kan det være nyttig å bruke mobil i møter hvis det har et klart formål. Deltakerne kan for eksempel bruke mobilen til å innhente raskt informasjon eller dokumentere fortløpende resultater hvis ikke laptop anvendes. Mobilbruk kan også brukes til avstemninger når viktige beslutninger skal tas. Men som oftest har mobilbruken ikke noe klart formål, det er mer en uvane som skyldes kjedsomhet og ønske om å bli underholdt. Det er en indikator på en dårlig møtekultur som til syvende og sist påvirker trivselen og produktiviteten i organisasjonen.
